Zmiany w KRS część II — nowe technologie i integracja rejestrów

Oto druga część omówienia najważniejszych założeń ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 308), której wiele postanowień wchodzi w życie 15 marca 2018 r. W uzasadnieniu do projektu ustawy, ustawodawca zaproponował cztery główne kategorie, na które można podzielić wprowadzane zmiany:

  1. Wzmocnienie pewności i bezpieczeństwa obrotu;
  2. Zmiany związane z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych oraz
    konieczne do implementacji dyrektywy 2017/1132/UE, w zakresie integracji
    rejestrów centralnych, handlowych i rejestrów spółek;
  3. Uproszczenie dokonywania tzw. wpisów ewidencyjnych do rejestru przedsiębiorców oraz zmiana sposobu i zakresu ujawniania informacji o zaległościach płatniczych podmiotu;
  4. Zmiany proceduralne i porządkowe.

Niniejszy post dotyczy kategorii 2., czyli nowych technologii informatycznych oraz unijnej integracji rejestrów przedsiębiorców.

Potrzeba nowych regulacji wynikła m. in. z konieczności implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek (Dz. Urz. UE L 169 z 30.06.2017), w zakresie przepisów dotyczących systemu integracji rejestrów. Przepisy dyrektywy 2017/1132/UE, w zakresie dotyczącym integracji rejestrów centralnych, handlowych i rejestrów spółek, stosuje się do spółek wskazanych przez państwa członkowskie w Załączniku nr II do tej dyrektywy, tj. w systemie prawa polskiego do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych (w tym do spółek europejskich) oraz spółek komandytowo-akcyjnych. Dyrektywa stanowi, że rejestry krajowe (w tym KRS) stanowią element składowy systemu integracji rejestrów BRIS, który ma zapewnić wszystkim zainteresowanym szybki dostęp do dokumentów i informacji dotyczących spółek i oddziałów, wpisanych do rejestrów handlowych (rejestrów centralnych, rejestrów spółek) innych państw członkowskich UEEOG. BRIS ma również umożliwić komunikację pomiędzy rejestrami wszystkich państw członkowskich w zakresie automatycznego przesyłania i odbierania informacji o wszczęciu i zakończeniu postępowań likwidacyjnych lub upadłościowych oraz o wykreśleniu spółki z rejestru między rejestrem właściwym dla spółki, a rejestrem oddziału tej spółki w innym państwie członkowskim, a także przesyłania i odbierania informacji o wpisaniu do Rejestru połączenia transgranicznego.

W powyższym zakresie, nowelizacja obejmuje:
1) Wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego (od 1 marca 2020 r.);
2) Stworzenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów
Notarialnych (od 9 kwietnia 2018 r.);
3) Wprowadzenie obowiązku składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej w odpowiednim formacie danych (od 15 marca 2018 r.);
4) Integrację Krajowego Rejestru Sądowego z systemem integracji rejestrów (BRIS), o którym mowa w dyrektywie 2017/1132/UE (od 15 marca 2018 r.);
5) Udostępnienie w Internecie pełnych danych o podmiocie (od 1 marca 2020 r.);
6) Automatyzację niektórych wpisów (stopniowo od 15 marca 2018 r.).

Wszystkie wnioski do KRS przez Internet

W praktyce spora część wniosków o wpis danych do KRS jest wypełniana wadliwie, co dla wnioskodawców wiąże się z koniecznością wielokrotnego i czasochłonnego wypełniania papierowych formularzy, a dla pracowników sądów rejestrowych — z mnożeniem korespondencji i przedłużaniem postępowania. Docelowo, wszystkie wnioski do KRS będą składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ustawodawca zakłada, że system ma być intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Przykładowo, system ma nie pozwalać na pozostawienie pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne oraz zawierać podpowiedzi, np. możliwość wyboru z listy, co uniemożliwi wypełnienie wniosku w sposób wadliwy. Ponadto, po zadeklarowaniu przez wnioskodawcę przedmiotu wniosku, system ma „wymusić” podanie wszystkich obligatoryjnych danych. Również orzeczenia kończące postępowanie będą wydawane i doręczane w postaci elektronicznej.

Powyższe, ambitne plany ustawodawcy, wymagają sporych zmian w KPC. I tak, zgodnie z nowym art. 694[2a] KPC, jeżeli postępowanie przed sądem rejestrowym odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego są utrwalane wyłącznie w tym systemie, a wytworzone w ich wyniku dane w postaci elektronicznej opatrywane są kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto, 1 marca 2020 r. wejdą w życie przepisy regulujące w sposób szczegółowy elektroniczne postępowanie rejestrowe, a w tym zasady składania i doręczania pism i dokumentów w formie elektronicznej.

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych

Ta część zmian wprowadzanych omawianą ustawą ma na celu zapewnienie spójności pomiędzy elektronicznym składaniem wniosków do KRS, a ustawowymi wymogami co do formy niektórych czynności — formy aktu notarialnego. Ustawa wprowadza w tym zakresie zmiany do Prawa o notariacie, dając podstawę prawną utworzenia przez Krajową Radę Notarialną Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, prowadzone w systemie teleinformatycznym. W Repozytorium przechowywane będą elektroniczne wypisy i wyciągi aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z których będą korzystać podmioty wnioskujące o dokonanie właściwych wpisów do KRS.

Sprawozdania finansowe tylko przez Internet

Znaczna część podmiotów gospodarczych obowiązana jest do składania corocznych sprawozdań finansowych, co dotychczas czyniono w formie papierowej, powodując „zalewanie” sądów rejestrowych i składnic akt ogromną ilością dokumentów. Nowe przepisy wprowadzają od 15 marca 2018 r. generalny obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności w postaci elektronicznej dla wszystkich podmiotów zobowiązanych do ich sporządzenia. W odniesieniu do podmiotów wpisanych do KRS wprowadzono dodatkowo obowiązek sporządzania sprawozdań w odpowiednim formacie danych oraz zgodnie z określoną strukturą logiczną określonych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i udostępnianych na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu.

W okresie przejściowym (tj. do 1 marca 2020 r.) akta rejestrowe będą wciąż prowadzone w postaci papierowej, ale dokumenty finansowe za dany rok obrotowy nie będą już składane do akt rejestrowych. Będą one składane wyłącznie w postaci elektronicznej do specjalnego repozytorium, które zostanie utworzone w oparciu o system teleinformatyczny. Wykonanie obowiązków sprawozdawczych i złożenie dokumentów finansowych w postaci elektronicznej do tego zbioru będzie dla danego podmiotu rejestrowego automatycznie generować wpis stosowanej wzmianki w dziale 3 rubryce 2 rejestru przedsiębiorców. Złożenie w postaci elektronicznej dokumentów finansowych za dany rok obrotowy nie będzie skutkowało wszczęciem postępowania sądowego tak, jak obecnie ma to miejsce, a sąd rejestrowy nie będzie uczestniczył w tych czynnościach. Wpis do rejestru przedsiębiorców informacji o złożeniu dokumentów finansowych i wykonaniu obowiązków sprawozdawczych będzie mieć charakter wyłącznie ewidencyjny oraz informacyjny. Wpis ten będzie potwierdzał tylko wykonanie czynności sprawozdawczych przez podmiot rejestrowy oraz informował o tym zdarzeniu pozostałych uczestników obrotu gospodarczego.

Wprowadzane zmiany mają także zwolnić przedsiębiorców z obowiązku składania tych samych dokumentów finansowych również do Urzędu Skarbowego. Dokumenty te będą przesyłane automatycznie z KRS.

System integracji rejestrów (BRIS)

System BRIS ma ułatwić użytkownikom uzyskanie informacji i dokumentów z rejestrów handlowych wszystkich państw członkowskich UEEOG poprzez:
1) dostęp do dokumentów i informacji za pośrednictwem jednego punktu dostępu, którym ma być portal E‑Sprawiedliwość;
2) wyszukiwanie informacji o spółkach we wszystkich językach urzędowych UE;
3) wprowadzenie listy tzw. etykiet wyjaśniających dane o spółkach, dostępnych we wszystkich językach urzędowych UE;
4) bezpłatny dostęp do następujących informacji o spółkach we wszystkich rejestrach: nazwa i forma prawna spółki, siedziba i państwo członkowskie, w którym jest ona zarejestrowana, numer wpisu spółki do rejestru.

W ramach powyższego, polski rejestr będzie udostępniał informacje wpisane do rejestru przedsiębiorców dotyczące spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek europejskich oraz ich oddziałów.

Udostępnienie w Internecie pełnych danych o podmiocie

Zakres danych z KRS udostępnianych obecnie bezpłatnie przez Centralną Informację zostanie rozszerzony najpierw o dokumenty z repozytorium dokumentów finansowych, a docelowo o pełne odpisy.

Automatyzacja niektórych wpisów

Te regulacje dotyczą zmian w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Ze względu na określenie przez ustawodawcę maksymalnego okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na 24 miesiące, wpis w rejestrze przedsiębiorców informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej będzie następował automatycznie wraz z upływem tego okresu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.